PTA役員の学年代表になって変えたこと３選

PTAの役員会議って仕事をしながら参加するのは大変ですよね。

こんにちは。しましま眼鏡です。しましま大好きの４０代サラリーマンです。
子供の高校のPTAに立候補したら単身赴任をしながらPTAの役員の学年代表を3年間した経験をお伝えしたいと思います。

PTA活動の見える化

PTA活動ってPTA役員になって参加してみないと何をやっているか分からないですし、どれくらいの時間を拘束されるか分からないですし、一歩踏み出しにくい感じってありませんか。
何月にどんなイベントがあり、それは何の目的で行われ、獲得目標は何であるのか？PTAに参加したことなければ分からなくて当然です。
私はPTA学年代表になってまずはじめにPTA活動の見える化に着手しました。

ガントチャートを使ったPTA活動のスケジュールの見える化

普段の仕事で活用しているプロジェクト管理や工程管理でガントチャートを使ったPTA活動のスケジュールの見える化しました。
学校祭や体育祭、卒業式など各種イベント毎に、ゴールから逆算し”いつまでに何をすべきか”スケジュールを前任者に聞きながら作成しました。

PTA活動のドキュメント化

何日前までに何を準備すべきか、何日前に人集めをしないといけないか、など具体的にいつまでに何をすべきかスケジュール化をすることで一つひとつの活動がスムーズに行えるようになりました。
このスケジュールや内容はKPTのフレームワーク（Keep：このまま継続すること、Problem：課題だったこと、 Try：翌年やりたいこと）で毎年振り返りを行い、次年度へ引き継ぎ資料としてドキュメント化しました。

スマホを活用した紙の配布物（プリント）の大幅削減

PTA活動って紙の配布物（プリント）が鬼のように多いです。先生からの説明も紙の配布が多いです。PTAの会議に参加したらカバンがパンパンになるくらいプリントをもらいました。マメな人はこまめにファイリングをしていましたが私はマメではないので重要なプリントがいつも行方不明になっていました。私がPTA学年代表になって変えたことはgoogleドライブやLINEを徹底的に活用し配布物（プリント）を電子化しました。

まずはPTA役員さんへ電子化の教育から

いきなり電子化！といってもPTA役員さんはスマホはほぼ100％お持ちですが、googleドライブやLINE機能を知らない、或いは知っていても使ったことがない人がいてレベル感がバラバラでした。電子化することで過去のプリントがいつでもスマホから確認できるようになること、PTA役員会議の議題に必要な文章やスライドなど共同で編集できることなどメリットを説明したうえで、googleドライブやLINE機能の勉強会を数回実施しました。すぐに使いこなしプリントだけでなく写真や動画を共有したり活用の幅が広がりカバンも軽くなりました。

すべてのPTA役員さんへの浸透は難しかった

スマホはほぼ100％お持ちであると説明しましたが、ガラケーの人だったり何度教育してもNGという人が少なからずいます。同じ情報を同じタイミングで公平に提供することを考えた場合、100％電子化にすることは難しかったです。ただ、電子で受け取れない人数が事前に把握できますので今まで大量に印刷していたプリントが大幅に削減されたことは前進でした。

議事録など活用したPTA役員会議の欠席者フォロー強化

毎月PTA役員会議がありますが、どうしても仕事で出席できない日があります。仕事を休むわけにはいきませんので欠席するのは仕方ないです。そうしたなか、毎月のPTA役員会議はどんどん進んでいきます。1回、2回と欠席すると、議論が先に進んでいてついていけなくなります。その結果「私がPTA役員会議に参加しなくても別にいいのではないか」「私の意見は不要ではないか」「PTA役員になった意味ってなんだろう」「また次も休もう」という負のスパイラルになります。私がPTA学年代表になって変えたことは議事録を活用しPTA役員会議の欠席者フォローを強化し欠席しても当日の議題に対し内容を把握したり、意見を言える機会をつくりました。

欠席者フォローはプリントだけでは伝わらない

議事録配布前は、欠席者に対し大量に配布されるプリントを渡し「見ておいてください」といったものでした。議題が何で、どんな議論があり、どのような結論に至ったか全く分かりませんでした。議事録的なノートのメモもありましたが、メモなので見てもさっぱりでした。

議事録作成と共有、意見の反映

そこで、議題が何で、どんな議論があり、どのような結論に至ったかを正確に議事録にすることとしました。欠席者へはgoogleドライブやLINEを用い議事録を配布しPTA役員会議の議題の論点を伝え、どのような議論の結果、結論に至ったかを確認いただいたうえで、異論や代替案があれば声をあげてもらうようにしました。その声を加え、次のPTA役員会議でステアリングを行い、最終結論に導くという流れにしました。欠席しても意見を言える場があり、その声を反映してくれるということが参画意識を高めることにつながったと考えています。

まとめ

子供の高校のPTAに立候補したら単身赴任をしながらPTAの役員の学年代表を3年間した経験から学年代表になって変えたこと３選を記事にしました。

今回の記事が皆様の”一歩踏み出す”きっかけとして
少しでもお役に立てば幸いです
記事を見て頂きありがとうございました。

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